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Comment effectuer une déclaration de conformité

 
Déclaration simplifiée auprès de la CNIL
La loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 06 août 2004) a été créée pour garantir le respect de la vie privée des personnes..
 
Dans le cadre de l’utilisation de nos logiciels vous pouvez être amenés à :
exploiter vos fichiers clients dans un but commercial (promotions, offres, enquêtes de satisfaction, etc.) ;
réaliser des statistiques sur l’activité de vos salariés (utilisation du logiciel comme badgeuse, statistique sur la rapidité de la réalisation du travail, etc.).
Si vous êtes concernés par l’un ou les deux points ci-dessus, vous devez faire une déclaration simplifiée auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).
 
En quoi consistent ces déclarations :
Garantir les libertés individuelles (de vos clients et / ou de vos salariés) en respectant les règles édictées dans des normes émises par la commission.
 
Les obligations de l'employeur
L’employeur à l’obligation de préserver la sécurité et la santé de ses salariés en prenant des mesures techniques et organisationnelles adaptées au lieu et à l’activité. Ces obligations sont définies dans une directive européenne (99-92-CE) liée à la sécurité du personnel.
 
Quelles sont ces normes ?
La norme simplifiée n°48 qui concerne les traitements automatisés de données à caractère personnel relatifs à gestion des fichiers clients et de prospect.
La norme simplifiée n°46 qui concerne la déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leurs personnels.
 
Comment effectuer une déclaration ?
Les déclarations simplifiées sont disponibles sur le site de la CNIL : www.cnil.fr
Dans la page d’accueil, faites glisser la souris sur le menu-déclarer pour faire apparaître le menu contextuel, puis cliquer sur « Déclarer un fichier  »
Dans la fenêtre « Accès Expert », cliquez sur le lien « Déclaration simplifiée » puis suivez les instructions
Vous pouvez également faire votre déclaration par courrier, il suffit alors de compléter et expédier l’exemplaire

Au point 4 du fichier, que vous allez saisir la norme concernée :

Si vous utilisez vos fichiers clients, n’oubliez pas de les informer (exemple : Une déclaration a été faite à l'autorité de contrôle française (la CNIL) en conformité avec les dispositions de la loi française 78-17 « Loi Informatique et Libertés ». Vous disposez d'un droit d'accès et de rectification aux informations nominatives vous concernant (Art. 27 de la loi du 6 janvier 1978). Pour exercer ce droit, contactez…).
Des exemples de mentions d’information sont disponibles sur le site de la CNIL (mode d'emploi).
 
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